Email công ty? Giải pháp mang tên ZoHo (P3)

Email công ty? Bạn đang đau đầu khi phải đầu tư quá nhiều cho thiết bị hạ tầng trong quá trình khởi nghiệp ? công ty bạn có quy mô dưới 25 người ? Đây chính là bài viết giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Nếu đây là lần đầu bạn đọc bài này, Hùng rất tiếc xin thông báo tin buồn, bạn vui lòng đọc phần một và phần hai trước nhá, he he :

+ Phần 1 :  Email công ty? Giải pháp mang tên ZoHo (P1)

+ Phần 2Email công ty? Giải pháp mang tên ZoHo (P2)

Ở phần trước chúng ta đã hoàn thành đăng ký và cấu hình cho domain hoạt động với Zoho. Bài viết này Hùng sẽ hướng dẫn các bạn tạo tài khoản mail, cấu hình cho OutLook.

#Đổi Logo hiển thị khi duyệt email

Sau khi đăng nhập vào email, bạn chuyển sang giao diện Control Panel.

Email công ty? Giải pháp mang tên ZoHo

Trong DashBoard, bạn nhấn Change Logo ngay phí dưới logo của Zoho và chọn logo của bạn

Lựa chọn logo của bạn và bấm Upload ( Kích thước logo tiêu chuẩn là 150 x 40, nhưng nếu bạn sử dụng kích thước lớn hơn thì không được nặng quá 500KB, sau khi thay đổi thì tất cả các nhân viên sẽ thấy hiển thị logo này khi đăng nhập vào hộp thư mail tại Zoho.

#Tạo tài khoản email

 

Trong giao diện Control Panel bạn chọn User Details và chọn Add User như trong hình

Trong giao diện tạo tài khoản bạn điền thông tin và bấm OK để tạo nhé.

Sau khi tạo, trang sẽ tự động chuyển về trang danh sách thành viên, nếu bạn thấy có tên thành viên trong giao diện là đã thành công.

#Phân quyền sử dụng ứng dụng

Sau khi tạo tài khoản bạn phải phân quyền cho user để có thể sử dụng cho các ứng dụng như Outlook, xác nhận sửu dụng phần mềm của bên thứ 3, để làm việc này chúng ta chia làm 2 loại, phân quyền sử dụng ứng dụng của Zoho và phân quyền để User sử dụng các chức năng của email.

#Phân quyền sử dụng chức năng email

Tại giao diện User Details bạn chọn tài khoản cần chỉnh sửa và bấm vào tên của tài khoản để đến trang cụ thể.

Tại giao diện thông tin của User bạn chọn Mail Accounts

Mặc định tại của tài khoản khi khởi tạo thành viên không có quyền đồng bộ và sử dụng IMAP bạn phân quyền đầy đủ bằng cách bấm lên nó nhé.

Sau khi kích hoạt nó sẽ như thế này

#Phân quyền sử dụng ứng dụng

Bạn bấm vào phần User Access để phân quyền ứng dụng cho tài khoản email. Bạn cứ chọn dấu tick để phân quyền ứng dụng nhé

#Cấu hình tài khoản mail cho Outlook

Hùng sử dụng Outlook 2016 để cấu hình trong bài này tuy nhiên các bước cấu hình đều giống như nhau nhé. Trước khi cấu hình Hùng muốn nói đến cách chúng ta sử dụng email trên Outlook. Bạn sẽ sử dụng trên 2 phương thức chính là POP và IMAP. Để hiểu hơn về POP và IMAP thì bạn có thể đọc bài viết tại đây.

+ POP : Đang cập nhật

+ IMAP : Đang cập nhật

Nói sơ một chút trước khi cập nhật về 2 định dạng này

+ POP là định dạng mà Outlook tải email về máy tính và sử dụng riêng biệt với hộp thư mail tại Zoho, bạn có thể tùy ý xóa hoặc lưu trữ email mà không ảnh hưởng đến hộp thư gốc.

+ IMAP là định dạng mà Outlook đồng bộ email với hộp thư gốc tại Zoho, tại máy tính nếu bạn xóa email thì tại hộp thư gốc của Zoho email đó cũng được xóa.

Theo ý kiến của Hùng, nếu là sử dụng cho nhân viên bạn có thể sử dụng POP để tránh trường hợp nhân viên xóa email gốc. Vì vậy trong bài này Hùng sẽ hướng dẫn bạn cấu hình POP cho Outlook nhé.

#Cấu hình tài khoản email cho Outlook

Zoho mặc định kích hoạt Two Factor Authentication, việc này bắt buộc tài khoản phải xác nhận đăng nhập hai bước để tăng thêm bảo mật, tuy nhiên để tránh rườm rà cho nhân viên của bạn bước ban đầu, bạn có thể tắt đi tại giao diện của Dashboard. Thao tác này nhân viên của bạn sẽ có thể tự cấu hình lại được.

Sau khi tắt sẽ như thế này

Bây giờ chúng ta cấu hình Outlook nhé. Đầu tiên chúng ta vào phần tài khoản bằng cách bấm File chọn Add Account

Sau đó bạn chọn thao tác tự cấu hình

Tiếp theo lựa chọn POP or IMAMP..

Điền đầy đủ các thông tin của tài khoản email và bấm More Settings … để cấu hình thêm các phương thức gửi

Trong tab General bạn điền thông tin như bước 2 và 3 (nhớ thay bằng tên và email của nhân viên ). Sau đó bấm sang tab Outgoing Server 

Trong tab Outgoing Server  bạn cứ chọn như trong hình là  được nhé. Sau đó chuyển sang tab Advanced

Chọn cấu hình như hình dưới nhé Hùng khuyên chọn TLS để xác nhận cho nhanh nhé. Sau đó bấm OK để lưu cấu hình

Sau khi quay trở lại màn hình cấu hình bạn bấm Next để thêm tài khoản. Sau khi bấm next thì Outlook sẽ test kết nối đến server.

 

Như vậy là bạn hoàn thành cấu hình cho Outlook với định dạng POP. Phần sau Hùng sẽ hướng dẫn bạn cấu hình để quản lý nhiều email và xác nhận hai bước cho tài khoản khi đăng nhập nhé.