Email công ty? Giải pháp mang tên ZoHo (P1)

Email công ty? Bạn đang đau đầu khi phải đầu tư quá nhiều cho thiết bị hạ tầng trong quá trình khởi nghiệp ? công ty bạn có quy mô dưới 25 người ? Đây chính là bài viết giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Hùng là “rân” công nghệ thông tin mà còn vật vã với việc tạo một Mail Server riêng cho bước khởi nghiệp. Hùng phải chuẩn bị từ bước mua thiết bị và cài đặt các phần mềm, thực hiện các cấu hình để email có thể vào inbox (đọc thêm: Mail Server – Cấu Hình Để Email Luôn Vào Inbox ). Vậy đó mà vẫn trật duộc với những lần email vào Spam, Máy chủ không phản hồi, bị bên cho thuê máy chủ giới hạn lưu lượng email, bị liệt kê spam… Ôi trời thật là nhiều lý do để tốn thời gian mà tinh chỉnh. Tuy nhiên, sau bài viết của một bậc đàn anh đi trước về giới thiệu dịch vụ ZoHo. Hùng đã phải đổi ngay suy nghĩ và chuyển hẳn sang dùng hệ thống của SoHo. Bài viết này chính là để giúp đỡ và hỗ trợ cho bạn thiết lập để sử dụng ZoHo làm hệ thống email của công ty.

Tuy nhiên, trước khi Hùng đi vào cụ thể việc đăng ký và cấu hình, Hùng muốn nói đến các lý do bạn không nên cài đặt một Mail Server riêng cho công ty.

Tốn chi phí cho hệ thống máy móc vật lý ( máy chủ ).

Tốn chi phí thuê nhân viên để quản lý.

Chi phí tăng cao, hiệu suất bị cản trở bởi nhiều bên ( bên cho thuê máy chủ, máy chủ chống spam, máy chủ nhận email từ chối).

Khả năng về tính linh động kém, không có những thiết lập nâng cao cho email.

#Đăng Ký Tài khoản Email ZoHo

Đầu tiên bạn truy cập trang này để nhận 30 Email khi đăng ký nhé. Kéo xuống cuối trang và bấm vào nút màu đỏ như hình dưới:

Tại trang đăng ký bạn nhập đầy đủ thông tin cần thiết của từng cụm và cuối dùng là bấm Sign Up nhé.

Sau khi đăng ký ZoHo sẽ hiển thị thông tin, và sau đó chúng ta bắt đầu Setup các thông tin để tên miền có thể nhận được các thư từ ZoHo nhé

Kích hoạt tài khoản bằng cách nhấn link mà ZoHo đã gửi về email contact đã khai báo.

Chúng ta sẽ tạo mật khẩu ban đầu cho tài khoản quản lý. Nhấn Confirm để xác nhận

Sau khi xác nhận, bấm dòng link nhỏ nhỏ để đăng nhập nhé.

 

Ô sờ kê, tới đây là đã xong phần đăng ký, giờ chúng ta đi tinh chỉnh Domain để trỏ về Zoho nhé.

#Xác nhận và Cấu hình Domain

Sau khi login vào dịch vụ email bạn sẽ được hướng dẫn cấu hình domain, bấm Verify domain để chuyển trang xác nhận domain nhé.

Khi chuyển sang trang, bạn có thể chọn Verify là Other.., sau đó thêm chỉ mục như ZoHo hiển thị.

và thêm vào ở trang quản lý DNS

Sau đó, đợi khoảng 10-15 phút rồi  nhấn nút dưới cùng của trang

Bước đầu tiên sẽ tạo một tài khoản có đuôi tên miền của bạn

Ở bước tiếp theo bạn có thể bấm Skip để bỏ qua, các bước thiết lập đó Hùng sẽ hướng dẫn bạn làm sau

Sau khi Verify thành công bạn đã chính thức du nhập domain vào thế giới của ZoHo rồi, tiếp theo chúng ta sẽ cấu hình để domain có thể trỏ đúng về Mail Server của ZoHo

#Cấu hình DNS cho Domain

Bạn vào trang quản lý DNS và tạo 2 chỉ mục MX ( Lưu ý là xóa hết các chỉ mục MX hiện tại nếu có)

Sau khi tạo xong chỉ mục sẽ có dạng

Như vậy, bạn đã hoàn thành xong phần cấu hình cho domain để có thể nhận và gửi thư từ ZoHo.

Tuy nhiên, tới đây bạn vẫn phải làm các bước tạo chỉ mục SPF, DKIM và DMARC cho tên miền để đảm bảo email của bạn gửi đi luôn vào inbox nhé. Bạn có thể tham khảo thêm về cấu hình này tại : Mail Server – Cấu Hình Để Email Luôn Vào Inbox , tuy nhiên ở đây Hùng sẽ hướng dẫn bạn tạo SPF và DKIM bằng chính công cụ của ZoHo mà không cần dùng các công cụ bên ngoài. Với thời lượng còn dài về nhiều hướng dẫn khác Hùng sẽ ngắt nhịp thành vài bài viết để tránh rối ren cầu trường. Hôm nay chúng ta dừng tại đây.

Leave a Reply